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2012年10月 2日 (火)

やや微妙な業務改善日記 その2(続・電子内容証明郵便) 

前回に続いて,電子内容証明郵便の話です。今回は,使ってみて感じたメリットとデメリットです。

・メリットとデメリット 

早速使ってみたところ,通常の内容証明郵便に比べ,以下のようなメリットとデメリットを感じました。メリットは,

① レイアウトの自由度が高い。通常の内容証明郵便は,20字×26行という規制があり,一行の行数が不自然に少ないことから,レイアウトが崩れがちで,不便を感じていました。電子内容証明郵便では,この規制がなくなり,通常の文書と同じように起案できることになったため,比較的自然な書面になります。
 また,文字数の制限もなくなったため,うっかり半角文字を混ぜて一文字多くなってしまったがために窓口で突き返され,再作成する,などということも避けられます。①や(1)なども普通に使用できます。

② 余白のみ指定があり,上左右:1.5cm以上、下:7cm以上をあけること,とされていますので,これだけ守ればよいです。通常作成する書面の余白に準じた上で,下部の余白を7センチとすればよいでしょう。予め電子内容証明郵便用のひな形ファイルを作っておくと楽です。

③ 多くの場合,料金が安くなります。電子内容証明郵便だと,字数行数制限がなくなる関係で,一枚に従来の内容証明郵便2枚分~3枚分の分量がおさまり,枚数が減るため,結果的に安くなるようです。

④ 差し出しに行く手間が省ける。24時間インターネットから差し出しできるので,従来のように3部作成して割り印して郵便局窓口へ持って行く手間は省けます。休日などにもすぐに出せるのが魅力です。

一方,デメリットもあります。
⑤ 弁護士の印鑑が押せないこと,裁判所内郵便局からの差し出しができないことから,弱々しい感じで,相手に与えるプレッシャーが弱くなった感じがします。

⑥ 中央で一括処理しているせいか,処理の遅延が慢性化しています。処理中の通数と今から出すとどれくらいで処理が開始されるか表示されるのですが,数時間かかることはざらで,混んでいると差し出し手続き後,丸一日経たないと発送されない場合もあるようです。夜や休日に起案して出す場合には不都合がなさそうですが,日中起案してその日のうちに出したい場合には,通常の内容証明郵便を利用した方が早いことがあります。

⑦やや細かい話ですが,グーグルクロームを既定のブラウザにしている場合はうまく動きませんので,ログイン画面が出たところでURLをIEブラウザにコピーするなど地道な工夫が必要です。

というわけで,使ってみた感想としては,電子内容証明郵便を主として使いつつ,緊急かつ電子内容証明郵便の側で遅延がひどい場合には,通常の内容証明郵便を使うのが良いのではないかと感じました。

(新谷)

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